Qu'est-ce qu'un champ personnalisé?

Notre fonctionnalité de champs personnalisés offre à nos clients SAP SuccessFactors plus de contrôle et de flexibilité sur les automatisations en leur permettant d'utiliser les champs de leurs demandes d'achat comme filtres pour les automatisations Grayscale.

Par exemple:

Vous voulez une automatisation spéciale qui n'envoie des messages qu'aux candidats d'une certaine localité ? Vous pouvez mapper le champ de localisation en niveaux de gris, puis le définir comme filtre sur l'automatisation afin qu'elle ne se déclenche que pour cette localisation spécifique !
Vous devez créer un grand nombre d'automatismes parce que vous avez plusieurs recruteurs et que chacun d'entre eux a besoin de son propre automatisme personnalisé ? Si vous ajoutez un champ à la demande d'emploi avec le nom du recruteur, vous pouvez ensuite le mapper et l'utiliser comme filtre dans les automatismes Grayscale !

Mappage des champs personnalisés

Avant que les champs puissent être utilisés dans Grayscale, ils doivent être « mappés ». Le « mappage » relie le champ de la demande dans votre ATS à Grayscale afin que nous puissions voir les données qu'il contient et l'utiliser comme filtre.

Remarque : cette opération ne peut être effectuée que par un administrateur de Grayscale.

Une fois que vous avez mappé les champs personnalisés, ils seront utilisables comme filtre par tous les membres de votre organisation qui ont la capacité de créer des automatisations.

Étape 1 : Trouver le champ à mapper dans SuccessFactors

La première étape du mappage du champ personnalisé consiste à identifier le champ que vous essayez de mapper. Bien que nous essayions d'afficher le nom du champ en niveaux de gris tel qu'il apparaît dans SuccessFactors, il y a quelques cas où l'ID du champ est affiché à la place, ou lorsqu'il y a plusieurs champs avec le même nom ou des noms similaires.

Pour éviter toute confusion et vous assurer que vous avez le bon champ, vous devez rechercher le champ dans le modèle de demande d'emploi dans SuccessFactors et prendre note de l'ID du champ et de l'étiquette du champ.

Trouver l'identifiant du champ dans SuccessFactors

Dans SuccessFactors, tapez « gérer les modèles » dans la barre de recherche en haut de la page, puis cliquez sur Gérer les modèles dans le menu déroulant.
Cliquez sur l'onglet Gestion du recrutement, puis sur le lien Demande d'emploi.
- Si vous ne voyez pas l'onglet Gestion du recrutement, vérifiez auprès d'autres personnes de votre organisation qui ont la possibilité de gérer des modèles dans SuccessFactors et effectuez les étapes suivantes avec leur aide.
Cliquez sur le modèle utilisé pour les emplois qui contiennent les champs que vous souhaitez mapper. Dans notre exemple, nous utiliserons le modèle de demande d'emploi de base.
Sur la page suivante, un lien vous indique le nombre de champs utilisés par ce modèle. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la liste des champs.
Parcourez cette liste de champs et notez l'identifiant et l'étiquette des champs que vous souhaitez mettre en correspondance. L'étiquette du champ est celle qui est affichée sur la demande d'achat elle-même. Par exemple, une capture d'écran précédente de la liste de mappage des champs en niveaux de gris montrait un champ « filter1 ». Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran suivante de la liste des champs, le champ avec l'ID de champ « filter1 » est en fait le champ « Job Country » de la demande d'achat.
Gardez à l'esprit que vos champs peuvent différer des nôtres (par exemple, votre champ « filter1 » peut avoir une étiquette différente).
Une fois que vous avez noté les ID de champ et les étiquettes de champ pour les champs souhaités, il est temps de passer à Grayscale pour les cartographier !

Etape 2 : Cartographier les champs personnalisés dans Grayscale

Connectez-vous à l'application de bureau Grayscale
Cliquez sur Paramètres
Cliquez sur ATS Integration
Sur cette page, vous verrez une section Field Mappings, qui contient un bouton + Add Field Mapping, et une liste des mappings de champs qui ont déjà été ajoutés
Cliquez sur le bouton + Add Field Mapping, et vous verrez ce panneau apparaître à droite de l'écran :
Dans la zone de texte Champ en niveaux de Grayscale, saisissez l'étiquette que vous souhaitez afficher pour ce champ en niveaux de gris. Nous recommandons d'utiliser le libellé tel qu'il apparaît dans la demande d'emploi elle-même, mais vous pouvez saisir un libellé différent si vous le souhaitez.
Ensuite, cliquez sur Champ ATS pour ouvrir la liste des champs disponibles pour le mappage.
Faites défiler cette liste et sélectionnez le champ que vous souhaitez cartographier. C'est ici que vos notes sur l'identifiant et l'étiquette du champ seront utiles.
Cliquez sur le bouton Créer et le champ apparaîtra dans la liste des champs mappés.
Dans la liste des champs mappés, vous verrez l'étiquette que vous avez donnée au champ personnalisé, ainsi que la ligne « Successfactors (field-id) (field-type) », où « field-id » est l'identifiant du champ dans SuccessFactors. Vous pouvez utiliser ceci comme un autre moyen de confirmer que vous avez mappé le bon champ
Répétez ces étapes pour les autres champs que vous souhaitez mapper.

Voilà, c'est fait! Vous avez réussi à mapper quelques champs personnalisés qui seront désormais utilisables dans les automatismes par le reste de l'équipe.

Utilisation des champs personnalisés dans les automatismes

Une fois que le champ personnalisé a été mappé par votre administrateur, vous le trouverez dans la section Travail lors de la création de nouveaux automatismes (ou de la modification d'automatismes existants). Les champs s'affichent comme des filtres supplémentaires, et vous pouvez en sélectionner autant que nécessaire pour l'automatisation que vous souhaitez créer.

Remarque : l'option « Tous les emplois » est réservée aux administrateurs. Les utilisateurs non-administrateurs verront plutôt les travaux personnalisés et devront les combiner avec un filtre.

Lors de la création ou de la modification d'une automatisation, suivez les étapes suivantes pour utiliser les champs personnalisés :

Choisissez si vous souhaitez que les filtres des champs personnalisés s'appliquent à tous les emplois ou uniquement aux emplois qui vous sont attribués en tant que recruteur, responsable des embauches, coordinateur ou source d'approvisionnement.
1. Emplois personnalisés/ Tous lesemplois - L'automatisation recherchera dans tous les emplois de votre organisation ceux qui correspondent aux filtres.
2. Tous mes emplois - L'automatisation ne recherchera que les emplois qui vous sont attribués et qui correspondent aux filtres.
Cliquez sur le filtre que vous souhaitez utiliser et saisissez la valeur à rechercher (vous pouvez sélectionner plusieurs filtres).
Terminez la configuration de l'automatisation et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Voilà, c'est fait! Votre automatisation ne se déclenchera plus que pour les travaux qui correspondent aux filtres des champs personnalisés que vous avez sélectionnés.

Notes :

Si vous ne voyez pas le filtre dont vous avez besoin, adressez-vous à votre administrateur et demandez-lui de mapper le champ pour vous.
Si vous modifiez la valeur d'un champ dans l'ATS, il peut s'écouler jusqu'à 20 minutes avant que Grayscale ne voie ce changement. Jusqu'à ce que ce changement soit synchronisé dans Grayscale, l'automatisation agira sur la base de la valeur précédente de ce champ.
- Par exemple, si vous changez le lieu dans la demande d'achat de « Tampa, FL » à « Atlanta, GA », tous les automatismes dont le filtre de lieu est défini sur « Atlanta, GA » ne se déclencheront pas pour ce travail jusqu'à ce que les données soient synchronisées dans Grayscale.

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