Maîtrisez chaque moment de votre processus d'embauche avec Grayscale Automatisations.Grâce aux Automatisations, vous pouvez adresser les bons messages aux candidats au moment idéal.

Les automatisations sont conçues pour se déployer facilement à travers votre organisation.Quelques points de contact courants à automatiser incluent :

Mises à jour du candidat
Planifier les prochaines étapes
Rappels SMS/WhatsApp pour les entretiens à venir
Relance après l'entretien pour des retours
Interroger les candidats sur votre processus de recrutement

C'est quoi l'automatisation?

Une automatisation est composée de 4 éléments clés:

Conditions de travail
L'événement déclencheur
Conditions des candidats
L'action

Boulot

Les conditions de travail définissent sur quels emplois une automatisation peut opérer.

Ceux-ci peuvent être:

Tous les emplois
- Uniquement disponible pour les administrateurs Grayscale
Tous mes emplois
- Uniquement disponible pour les intégrations SAP SuccessFactors et Greenhouse
- Applique l'automatisation aux postes où l'utilisateur est assigné en tant que Recruteur, Responsable du recrutement, Coordinateur ou Sourceur dans leur ATS
Pour des emplois spécifiques
- Cherche les postes que tu veux ajouter par ID de réquisition ou titre de poste interne
Uniquement pour les noms d'emplois qui contiennent
- L'automatisation se déclenchera pour les emplois dont le titre contient le(s) mot(s) clé(s) que vous avez spécifié(s)

Événement

Le Event est l'action de votre workflow de recrutement qui déclenchera l'automatisation.Tu peux choisir un événement par automatisation.

Ceux-ci incluent :

Une scène est changée
Un entretien est prévu
Un candidat est embauché ou rejeté

Candidats

Les conditions des candidats définissent sur quels candidats une automatisation peut opérer.

Ceux-ci peuvent être:

Tous les candidats
Filtrer par nom de scène
- Seulement les candidats à un stade spécifique
- Seuls les candidats dans une étape contenant un mot-clé (par exemple"téléphone" ou "entretien"
Filtrer par tags (ATS)
Filtrer par statut
- Actif
- Embauché
- Rejeté

Note : Si vous filtrez par étape contenant un mot-clé, seules les étapes qui correspondent à tous les mots-clés seront sélectionnées. En d'autres termes, si vous entrez "Entretien téléphonique", cela ne sélectionnera que les étapes qui contiennent à la fois "Téléphonique" et "Entretien" dans le nom de l'étape.

Actions

L'Action est un message qui est envoyé si toutes les conditions relatives au travail, à l'événement et au candidat sont remplies.

En plus, il y a quelques extras qui peuvent être configurés :

Les messages peuvent être retardés par rapport à l'heure de l'événement.
Ajouter jusqu'à 3 rappels
Dirige les réponses vers les membres de l'équipe en les ajoutant comme Abonnés

Note : Le snippet Sender utilisera toujours le nom de la personne qui a créé l'automatisation.

Comment créer une automatisation

Pour créer une Automatisations, suivez ces étapes simples :

Accédez à Automatisations et cliquez sur Nouveau
Ensuite, nomme l'automatisation avec quelque chose qui t'aidera à la distinguer des autres (c'est un titre interne seulement)
Ensuite, sélectionnez les conditions du poste
- Pour cet exemple, je choisis un emploi spécifique auquel je veux ajouter une automatisation
Choisis l'Événement qui déclenchera ton automatisation
- Dans ce cas, je veux que l'automatisation se lance quand une étape est modifiée
Définissez les conditions des candidats pour déterminer quels candidats recevront le message
- Choisissons une étape spécifique
À partir de là, compose le message pour le candidat
- Je vais garder l'attente (ou le délai) à Aucune attente (Immédiatement) dans cet exemple, parce que je veux envoyer ce message dès que l'étape est changée
- Si cette automatisation est destinée à cibler des candidats dans un fuseau horaire différent du vôtre, vous pouvez ajuster le fuseau horaire en cliquant sur le réglage du fuseau horaire juste en dessous du champ Attendre
Je vais aussi ajouter quelques rappels pour faire un suivi automatique si le candidat ne répond pas
Pour être sûr que quelqu'un soit notifié si le candidat répond, je vais ajouter un Abonné
Enfin, clique sur Enregistrer et voilà!Cette automatisation est maintenant configurée et prête à s'exécuter chaque fois que ces conditions sont remplies.

Remarque : Une fois qu'une automatisation est activée, elle s'exécutera chaque fois que les conditions seront remplies à partir de maintenant. Dans l'exemple ci-dessus, cette automatisation ne s'exécuterait pas pour les candidats actuellement au stade 'Entretien téléphonique préliminaire', seulement pour ceux qui sont déplacés à ce stade à l'avenir.

FAQ

Qu'est-ce qui est si génial avec l'option 'Filtrer par statut' ?

Cela permet aux utilisateurs de créer des automatisations plus granulaires basées sur le statut d'un candidat comme Actif, Rejeté, ou Embauché.Les utilisateurs peuvent désormais éviter une situation où une automatisation est déclenchée avec un temps d'attente, et avant que le message ne soit envoyé.Le candidat a été rejeté ou embauché.Pour éviter cela, ils peuvent utiliser « Status is Active ».

Est-ce que les rappels d'automatisation seront envoyés si mon candidat n'est plus à cette étape ?

Non!Quand il est temps d'exécuter ces rappels, nous vérifierons que le candidat est toujours dans l'étape initiale pour laquelle l'automatisation a été créée.Si l'étape du candidat a changé, le rappel ne sera plus envoyé.

Puis-je voir qui a reçu une automatisation?

Oui!Les Automatisations contiennent un onglet Exécutions qui affichera les détails de chaque destinataire!

Et après?

Quand tu es prêt, voici quelques workflows courants qui peuvent aller encore plus loin:

Configure des rappels d'entretien automatisés pour vos entretiens à venir
Automatise les suivis après entretien pour obtenir des retours des candidats

D'autres questions? Discutez avec nous ci-dessous.