Controle cada momento de su proceso de contratación con Grayscale Automatizaciones. Con las automatizaciones, puede enviar los mensajes adecuados a los candidatos en el momento perfecto.

Las automatizaciones están diseñadas para escalar fácilmente a través de su organización. Algunos puntos de contacto comunes para automatizar incluyen:

Actualizaciones de candidatos
Programación de próximos pasos
Recordatorios por SMS/WhatsApp para próximas entrevistas
Seguimiento después de la entrevista para obtener comentarios
Encuestas a los candidatos sobre el proceso de contratación

¿Qué es una automatización?

Una automatización consta de 4 componentes clave:

Condiciones de trabajo
El evento desencadenante
Condiciones del candidato
La acción

Trabajo

Las condiciones del trabajo definen sobre qué trabajos puede operar una automatización.

Pueden ser:

Todos los trabajos
- Sólo disponible para administradores de escala de grises
Todos mis trabajos
- Sólo disponible para las integraciones de SAP SuccessFactors y Greenhouse
- Aplica la automatización a los empleos en los que el usuario está asignado como Reclutador, Gestor de contratación, Coordinador o Sourcer en su ATS.
Para empleos específicos
- Busque la(s) vacante(s) que desea añadir por ID de solicitud o título interno de la vacante.
Sólo para nombres de empleos que contengan
- La automatización se activará para las ofertas con títulos que contengan las palabras clave que especifiques.

Evento

El Evento es la acción en su flujo de trabajo de reclutamiento que activará la automatización. Puede elegir un evento por automatización.

Estos incluyen:

Se cambia una etapa
Se programa una entrevista
Un candidato es contratado o rechazado

Candidatos

Las condiciones de los candidatos definen sobre qué candidatos puede operar una automatización.

Pueden ser:

Todos los candidatos
Filtrar por nombre de etapa
- Sólo candidatos en una etapa específica
- Sólo candidatos en una etapa que contenga una palabra clave (por ejemplo, «teléfono» o «entrevista»)
Filtrar por etiquetas (ATS)
Filtrar por estado
- Activo
- Contratado
- Rechazado

Nota: Si filtra por etapa que contiene una palabra clave, sólo se seleccionarán las etapas que coincidan con todas las palabras clave. En otras palabras, si introduce «Entrevista telefónica», sólo se seleccionarán las etapas que contengan «Teléfono» y «entrevista» en el nombre de la etapa.

Acciones

La Acción es un mensaje que se envía si se cumplen todas las condiciones de trabajo, evento y candidato.

Además, hay algunos extras que se pueden configurar:

Los mensajes pueden retrasarse con respecto a la hora del evento
Añadir hasta 3 codazos
Dirigir las respuestas a los miembros del equipo añadiéndolos como Seguidores

Nota: El fragmento de remitente siempre utilizará el nombre de la persona que creó la automatización.

Cómo crear una Automatización

Para crear una automatización, siga estos sencillos pasos:

Vaya a Automatizaciones y haga clic en Nuevo
A continuación, asigne a la automatización un nombre que le ayude a distinguirla de las demás (se trata de un título interno únicamente)
A continuación, seleccione las condiciones de trabajo
- Para este ejemplo, estoy seleccionando un trabajo específico al que quiero añadir una automatización
Elija el Evento que activará su automatización
- En este caso, quiero que la automatización se ejecute cuando se cambieuna etapa
Establezca las condiciones del Candidato para determinar qué candidatos recibirán el mensaje
- Seleccionemos una etapa específica
A partir de ahí, redacte el mensaje para el candidato
- Mantendré la espera (o retraso) en Sin espera (Inmediatamente) en este ejemplo, porque quiero enviar este mensaje tan pronto como se cambie la etapa
- Si esta automatización va dirigida a candidatos en una zona horaria diferente a la tuya, puedes ajustar la zona horaria haciendo clic en la zona horaria establecida justo debajo del campo Esperar
También añadiré un par de avisos para realizar un seguimiento automático si el candidato no responde
Para asegurarme de que alguien es notificado si el candidato responde, añadiré un Seguidor.
Por último, haz clic en Guardar y ¡ya está! Esta automatización ya está configurada y lista para ejecutarse cada vez que se cumplan estas condiciones.

Nota: Una vez activada la automatización, se ejecutará cada vez que se cumplan las condiciones. En el ejemplo anterior, esta automatización no se ejecutaría para ningún candidato que se encuentre actualmente en la etapa de «Pantalla telefónica preliminar», sólo para aquellos que se muevan a esa etapa en el futuro.

Preguntas Frecuentes

¿Qué tiene de bueno utilizar la opción «Filtrar por estado»?

Esto permite a los usuarios crear automatizaciones más granulares basadas en el estado de un candidato como Activo, Rechazado o Contratado. Los usuarios pueden ahora prevenir una situación en la que una automatización se dispara con un tiempo de Espera, y antes de que el mensaje sea enviado. El candidato ha sido rechazado o contratado. Para evitar esto, pueden utilizar el «Estado es Activo».

¿Saldrán los avisos de automatización si mi candidato ya no está en la etapa?

No. Cuando llegue el momento de ejecutar los avisos, comprobaremos que el candidato sigue en la etapa original para la que se creó la automatización. Si la etapa del candidato ha cambiado, el aviso ya no se enviará.

¿Puedo ver quién ha recibido una automatización?

Sí. Las automatizaciones contienen una pestaña de Ejecuciones que mostrará los detalles de cada destinatario.

¿Y ahora qué?

Cuando esté listo, aquí tiene un par de flujos de trabajo más comunes que pueden llevarlo un paso más allá:

Configure recordatorios automatizados para sus próximas entrevistas
Automatizar el seguimiento posterior a la entrevista para obtener comentarios de los candidatos

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