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Comenzando con las Automatizaciones de Grayscale para Reclutamiento
Comenzando con las Automatizaciones de Grayscale para Reclutamiento

Automatice los puntos de contacto, como la programación de entrevistas, el envío de recordatorios de entrevistas, la recopilación de comentarios de los candidatos, etc.

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Escrito por Sam Abello
Actualizado hace más de una semana

Controle cada momento de su proceso de contratación con las Automatizaciones de Grayscale.Con las Automatizaciones, puede enviar los mensajes adecuados a los candidatos en el momento perfecto.

Las Automatizaciones están diseñadas para escalar fácilmente en toda tu organización.Algunos puntos de contacto comunes para automatizar incluyen:

  • Actualizaciones del candidato

  • Programando los próximos pasos

  • Recordatorios por SMS/WhatsApp para las entrevistas próximas

  • Siguiendo después de la entrevista para obtener comentarios

  • Encuestando a los candidatos sobre tu proceso de contratación

¿Qué es una automatización?

Una automatización se compone de 4 componentes clave:

  1. Condiciones laborales

  2. El evento desencadenante

  3. Condiciones del candidato

  4. La acción


Trabajo


Las condiciones de trabajo definen en qué trabajos puede operar una automatización.

Estos pueden ser:

  • Todos los empleos

    • Sólo disponible para administradores de Grayscale

  • Todos mis trabajos

    • Sólo disponible para las integraciones SAP SuccessFactors y Greenhouse

    • Aplica la automatización a los trabajos donde el usuario está asignado como el Reclutador, Gerente de Contratación, Coordinador o Buscador en su ATS

  • Para trabajos específicos

    • Busca el/los trabajo(s) que quieres agregar por ID de requisición o título interno del trabajo

  • Sólo para nombres de trabajo que contengan

    • Las automatizaciones se activarán para los trabajos cuyos títulos contengan la(s) palabra(s) clave que especifique


Evento


El Evento es la acción de su flujo de trabajo de reclutamiento que activará la automatización.Puedes elegir un evento por automatización.

Estos incluyen:

  • Un escenario ha cambiado

  • Se ha programado una entrevista

  • Un candidato es contratado o rechazado


Candidatos


Condiciones del candidato definen sobre qué candidatos puede operar una automatización.

Estos pueden ser:

  • Todos los candidatos

  • Filtrar por nombre de etapa

    • Solo candidatos en una etapa específica

    • Solo candidatos en una etapa que contenga una palabra clave (por ejemplo,"phone" o "interview"

  • Filtrar por etiquetas (ATS)

  • Filtrar por estado

    • Activo

    • Contratado

    • Rechazado

Nota: Si filtras por etapas que contienen una palabra clave, solo se seleccionarán las etapas que coincidan con todas las palabras clave. En otras palabras, si ingresas "Entrevista telefónica", solo se seleccionarán las etapas que contengan tanto "Telefónica" como "entrevista" en el nombre de la etapa.


Acciones


La Acción es un mensaje que se envía si se cumplen todas las condiciones de trabajo, evento y candidato.

Además, hay algunos extras que se pueden configurar:

  • Los mensajes pueden retrasarse con respecto al momento del suceso

  • Añade hasta 3 codazos

  • Dirige las respuestas a los miembros del equipo agregándolos como Seguidores

Nota: El fragmento de remitente siempre utilizará el nombre de la persona que creó la automatización.


Cómo construir una automatización


Para crear una automatización, siga estos sencillos pasos:

  1. Navega a Automatizaciones y haz clic en Nuevo

  2. Luego nombra la automatización con algo que te ayude a distinguirla de las demás (este es un título interno solamente)

  3. A continuación, selecciona las condiciones del trabajo

    • Para este ejemplo, estoy seleccionando un trabajo específico al que quiero añadir una automatización

  4. Elige el Evento que activará tu automatización

    • En este caso, quiero que la automatización se ejecute cuando se cambie la etapa

  5. Establece las condiciones del candidato para determinar qué candidatos recibirán el mensaje

    • Vamos a seleccionar una etapa específica

  6. Desde allí, compón el mensaje para el candidato

    • Voy a mantener la espera (o retraso) en Sin espera (Inmediatamente) en este ejemplo, porque quiero enviar este mensaje tan pronto como se cambie la etapa

    • Si esta automatización está destinada a candidatos en una zona horaria diferente a la tuya, puedes ajustar la zona horaria haciendo clic en establecer zona horaria justo debajo del campo Espera

  7. También agregaré un par de recordatorios para hacer seguimiento automáticamente si el candidato no responde

  8. Para asegurarme de que alguien sea notificado si el candidato responde, añadiré un Seguidor

  9. Finalmente, haz clic en Guardar ¡y listo!Esta automatización está ahora configurada y lista para ejecutarse cada vez que se cumplan estas condiciones.

Nota: Una vez que se activa una Automatización, se ejecutará cada vez que se cumplan las condiciones de aquí en adelante. En el ejemplo anterior, esta automatización no se ejecutaría para los candidatos que actualmente están en la etapa de 'Preliminary Phone Screen', solo para aquellos que se muevan a esa etapa de aquí en adelante.


Preguntas Frecuentes


¿Qué tiene de bueno usar la opción 'Filtrar por estado'?

Esto permite a los usuarios crear automatizaciones más detalladas basadas en el estado de los candidatos, como Activo, Rechazado o Contratado.Los usuarios ahora pueden evitar una situación donde se activa una automatización con un tiempo de espera, y antes de que se envíe el mensaje.El candidato ha sido rechazado o contratado.Para prevenir esto, pueden usar el “Status is Active”.

¿Los recordatorios automáticos se enviarán si mi candidato ya no está en la etapa?

¡Nope!Cuando sea el momento de ejecutar esos recordatorios, verificaremos que el candidato siga en la etapa original para la que se creó la automatización.Si la etapa del candidato ha cambiado, el recordatorio ya no se enviará.

¿Puedo ver quién recibió una automatización?

¡Sí!¡Las Automatizaciones contienen una pestaña de Ejecuciones que mostrará los detalles de cada destinatario!


¿Y ahora qué?

Cuando estés listo, aquí tienes un par de flujos de trabajo comunes más que pueden llevarlo un paso más allá:


¿Preguntas adicionales? Chatea con nosotros abajo.

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