Grayscale vous permet désormais de poursuivre votre engagement avec les candidats une fois qu'ils ont franchi l'étape suivante et entamé le processus d'intégration. Ce système se synchronise avec votre module d'intégration dans SAP et constitue un excellent moyen de réduire le nombre d'absences, d'améliorer l'expérience du nouvel employé et d'accélérer le processus d'intégration !
Nouveaux rôles
Grayscale a introduit deux nouveaux rôles pour d'Intégration : Onboarding Admin et Superadmin.
Admin d'Intégration : L'utilisateur a accès pour voir et envoyer des messages uniquement aux nouvelles recrues. L'utilisateur n'a pas accès aux employés qui ne sont pas dans le statut "Onboarding", aux candidats, ni la capacité de modifier les paramètres de l'entreprise dans Grayscale, de gérer les membres de l'équipe, etc... (Ceci est similaire au rôle de "Recruteur" dans Grayscale Recruiting)
Superadmin : L'utilisateur a accès aux candidats et à tous les employés, y compris les nouvelles recrues. L'utilisateur a également la possibilité d'ajuster les paramètres de l'entreprise dans Grayscale, d'ajouter des membres à l'équipe, etc... (C'est similaire au rôle "admin" dans Grayscale Recruiting)
Commencer
Une fois que vous avez ajouté Grayscale pour d'Intégration à votre compte Grayscale, vous pouvez cliquer sur New Hires sur la gauche pour ouvrir une liste montrant tous les nouveaux employés de votre organisation.
Dans l'écran Nouvelles embauches, vous pouvez filtrer les nouvelles embauches par titre de poste, date de début ou responsable de l'embauche, ou vous pouvez rechercher des nouvelles embauches spécifiques par leur nom.
La liste s'affiche :
Nom
Titre du poste
Date de début
Tâches actives
Extrait des tâches actives dans le module SAP Onboarding
Responsable du recrutement
Icône de conversation
Vous pouvez utiliser le bouton Message à tous les nouveaux embauchés pour envoyer un message groupé à tous les nouveaux embauchés, ou vous pouvez cocher la case en regard de plusieurs nouveaux embauchés spécifiques pour envoyer un message groupé aux personnes sélectionnées. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de conversation à droite de la liste pour envoyer un message individuel à un nouvel employé spécifique.
Messages en Masse
Un message groupé est un message unique que tu peux envoyer à plusieurs nouvelles recrues en même temps. Vous pouvez personnaliser la liste des destinataires afin de vous assurer que le message n'est envoyé qu'à votre public cible !
Ouvrez la page des messages en masse en cliquant sur Messages en Masse à gauche.
À partir de là, vous pouvez consulter les messages en masse, filtrer la liste par créateur, statut ou "Envoyer à" (heure d'envoi/programmation de l'envoi), et créer de nouveaux messages en masse.
Pour créer un nouveau message en masse, cliquez sur le bouton Nouveau message en masse, et remplissez le formulaire de création du message.
Nom de message en masse
Interne uniquement. Il est recommandé d'utiliser un nom unique et descriptif
Sélectionner en utilisant
Individus
Sélectionner des employés spécifiques
Tous les nouveaux embauchés
Envoyer un message à tous les employés dont le statut est "Onboarding".
Filtres
Personnaliser l'audience à l'aide de plusieurs filtres
Message
Saisissez le message que vous souhaitez envoyer. Tu peux même utiliser des extraits et des modèles !
Informations sur la renonciation
Recommandé de laisser en l'état
Les employés qui se désinscrivent accidentellement peuvent se réinscrire en répondant au message START. Le service d'assistance peut également leur fournir le numéro auquel ils peuvent envoyer un message START si nécessaire.
Rappels
Rappels automatisés qui sont automatiquement annulés si l'employé répond au message.
Temps de réglage
Sélectionnez la date et l'heure d'envoi du message
Automatisations
Une Automatisations est un message automatisé qui reste actif et qui enverra un message aux nouveaux embauchés lorsqu'ils remplissent les conditions spécifiées dans les paramètres de l'Automatisations. C'est idéal pour envoyer un message de bienvenue aux nouveaux employés lorsqu'ils commencent leur intégration, ou même pour envoyer un rappel aux nouveaux employés dont les tâches ne sont pas terminées et qui doivent être accomplies !
Cliquez sur Automatisations à gauche pour ouvrir la page Automatisations. À partir de là, vous pouvez consulter les Automatisations actives ou créer une nouvelle Automatisation.
Pour créer une nouvelle automatisation, cliquez sur le bouton Nouvelle automatisation, puis remplissez le formulaire de création de l'automatisation.
Nom de l'automatisation
Ce nom n'est pas montré aux nouveaux employés, il est donc recommandé d'utiliser un nom unique et descriptif.
Audience
Tous les nouveaux embauchés
Envoyer un message à tous les employés dont le statut est "Onboarding".
Filtres
Personnaliser l'audience à l'aide de plusieurs filtres
Critères d'envoi
Date précise
Jalon
Date d'embauche
Anniversaire
Tâches
Toutes les catégories
Sélectionner une catégorie spécifique
Nom de la tâche
Sélectionner une tâche spécifique dans la catégorie choisie
Événement
Démarrage de l'onboarding
Embarquement terminé
Début de l'externalisation
L'embarquement est terminé
Envoyer un message
Saisissez le message que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez utiliser des modèles et personnaliser le message à l'aide d'extraits.
Ajouter un rappel
Ajouter un rappel qui sera envoyé un certain temps après l'envoi de l'automatisations.
Les rappels automatisés sont différents des rappels ! Un nudge sera annulé lorsque le destinataire répond au message, mais un rappel automatisé sera envoyé même si le destinataire répond.
Enfin, cliquez sur le bouton Démarrer l'automatisation pour enregistrer l'automatisation et la rendre active.
En gros, le module d'intégration rend super facile pour votre équipe RH de rester en contact avec les nouveaux employés. Grâce à des outils tels que les Messages en masse et les Automatisations, vous pouvez rapidement envoyer des informations importantes, suivre l'évolution de la situation et vous assurer que tout le monde démarre en douceur. Cela signifie que l'on passe moins de temps à effectuer des tâches administratives et que l'on se concentre davantage sur l'amélioration de l'expérience d'accueil des nouveaux employés.
Vous avez des questions ? Discutez avec nous ci-dessous !