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Configuration des rappels d'entretien automatisés et des suivis
Configuration des rappels d'entretien automatisés et des suivis

Suivez ce guide étape par étape pour commencer

Sam Abello avatar
Écrit par Sam Abello
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Avec les Automatisations de Planification d'Entrevue de Grayscale, programme simplement tes entretiens et on s'occupe du reste 😉

Tu peux utiliser ton outil de planification préféré (GoodTime, Calendly, EasyBook, etc.), et tant que la date/heure est enregistrée dans ton ATS, tu peux déclencher des rappels d'entretien automatisés et des suivis après l'entretien !

Note : Les automatisations de planification d'entretien ne sont disponibles qu'avec les intégrations Greenhouse et Lever


Automatisation de la planification des entretiens


Nous te recommandons de configurer quelques Automatisations séparées pour les rappels d'entretien, représentant chacun de tes principaux types d'entretiens (entretien téléphonique, entretien sur place, etc). Cela garantit que vos rappels sont hyper-pertinents pour le type d'entretien.

Installation

  1. Naviguez vers Automatisations et cliquez sur Nouveau

  2. Entrez un nom pour votre automatisation (soyez descriptif pour le retrouver plus facilement plus tard)

  3. Détermine quel(s) emploi(s) tu veux que cette automatisation exécute, tu peux choisir parmi :

    • Tous les emplois (seulement disponible pour les admins)

    • Tous Mes Emplois (disponible uniquement pour Greenhouse ATS)

    • Pour des emplois spécifiques

    • Seulement pour les emplois qui contiennent (mots-clés)

  4. Sélectionnez Entretien Planifié comme déclencheur d'événement

  5. Dans la section Candidat, tu peux appliquer ces filtres optionnels :

    • Étape – Cela vous permettra de personnaliser vos rappels en fonction de l'étape de l'entretien à laquelle le candidat se trouve, afin que les rappels soient personnalisés et pertinents. Si laissé vide, cette automatisation s'enverra dès qu'un candidat passera à n'importe quelle étape de l'entretien et que l'entretien sera programmé dans votre ATS.

    • Tags – Sélectionne les tags ATS pertinents pour affiner encore plus ton audience

  6. Dans la section Actions, sélectionnez le temps d'attente Attendre.Choisis parmi ces options :

    • La veille de l'entretien

    • 24 heures avant l'entretien

    • Matin de l'entretien

    • Plus d'infos sur les options de Pause ici

  7. Crée ton message! Assure-toi de profiter de nos extraits contextuels pour personnaliser le rappel avec des infos clés de ton ATS. Les extraits de personnalisation incluent:

    • Date et heure de l'entretien – {{ interview.start_at }}

    • Équipe d'entretien – {{ interview.team }}

    • Nom du Job – {{ job.name }}

    • Prénom et nom du candidat – {{ profile.first_name }} {{ profile.last_name }}

    • Nom complet de l'expéditeur – {{ sender.name }}

    • Prénom/Nom de l'expéditeur – {{ sender.first_name }} {{ sender.last_name }}

    • Note : Pour les entretiens le même jour, comme les entretiens de panel, vous pouvez décider d'envoyer un message pour chaque entretien individuel ou d'envoyer un seul message pour tous les entretiens combinés qui ont lieu le même jour.

  8. Ajoute jusqu'à 3 rappels pour t'assurer que ces candidats planifient leur entretien sans avoir à les contacter manuellement !

  9. Ajoute Abonnés pour être notifié des réponses des candidats.

  10. Et Sauvegarder !


Automatisation du suivi post-entretien


Installation

  1. Accédez à Automatisations et cliquez sur Nouveau

  2. Entrez un nom pour votre automatisation (soyez descriptif pour le retrouver plus facilement plus tard)

  3. Détermine quel(s) emploi(s) tu veux que cette automatisation exécute, tu peux choisir parmi :

    • Tous les emplois (disponible uniquement pour les admins)

    • Tous mes emplois (uniquement disponible pour Greenhouse ATS)

    • Pour des emplois spécifiques

    • Seulement pour les emplois qui contiennent (keywords)

  4. Sélectionne Entretien Planifié comme déclencheur d'événement

  5. Dans la section Candidat, tu peux appliquer ces filtres optionnels :

    • Étape – Cela vous permettra de personnaliser vos rappels en fonction de l'étape d'entretien à laquelle le candidat se trouve, afin que les rappels soient personnalisés et pertinents. Si laissé vide, cette automatisation sera envoyée chaque fois qu'un candidat passe à une étape d'entretien et que l'entretien est planifié dans votre ATS.

    • Tags – Sélectionnez les tags ATS pertinents pour affiner encore plus votre audience

  6. Dans la section Actions, sélectionnez le temps d'attente Attendre.Choisissez parmi ces options :

    • Après l'entretien terminé

    • 1 jour après l'entretien

    • 2 jours après l'entretien

    • Plus d'infos sur les options de Pause ici

  7. Rédige ton message! Assure-toi de profiter de nos extraits contextuels pour personnaliser le rappel avec des infos clés de ton ATS. Les extraits de personnalisation incluent:

    • Date et heure de l'entretien – {{ interview.start_at }}

    • Équipe d'entretien – {{ interview.team }}

    • Nom du travail – {{ job.name }}

    • Prénom et Nom du candidat – {{ profile.first_name }} {{ profile.last_name }}

    • Nom complet de l'expéditeur – {{ sender.name }}

    • Prénom/Nom de l'expéditeur – {{ sender.first_name }} {{ sender.last_name }}

    • Remarque : Pour les entretiens le même jour, comme les entretiens en panel, vous pouvez décider d'envoyer un message pour chaque entretien individuel ou d'envoyer un seul message pour tous les entretiens qui ont lieu le même jour.

  8. Ajoute jusqu'à 3 rappels pour garder tes candidats engagés !

  9. Ajoute Abonnés pour être informé des réponses des candidats.

  10. Et Enregistrer !


Entretien Planifié Attendre Options


Attends les options de sélection

Quand les rappels seront-ils envoyés

24 heures avant l'entretien

Environ 24 heures avant l'heure prévue de l'entretien

La veille de l'entretien

Vers 7h du matin la veille de l'entretien prévu

Matin de l'entretien

Entre 7h et 8h du matin

Après l'entretien terminé

1 heure après l'heure de fin (si spécifiée), et 2 heures après l'heure de début (si l'heure de fin n'est pas spécifiée)

1 jour après l'entretien

24 heures après l'heure prévue du début de l'entretien

2 jours après l'entretien

48 heures après l'heure de début prévue de l'entretien


Besoin d'inspiration? Essaie ces modèles.


Statut de l'entretien

Modèle suggéré

Rappel de l'entretien téléphonique programmé

Salut {{ profile.first_name }}, {{ sender.first_name }} @ [Company Name] ici! J'ai hâte de notre entretien téléphonique le {{ interview.start_at }} pour le poste de {{ job.name }}. Si vous devez reprogrammer, veuillez répondre et me le faire savoir.

Rappel : Entretien sur site planifié

Salut {{ profile.first_name }}, on a hâte pour ton entretien pour le poste de {{ job.name }} avec {{ interview.team }} le {{ interview.start_at }}. L'entretien aura lieu à [Location]. Si tu ne peux pas venir ou si tu as des questions, réponds-moi et fais-le moi savoir.

–––

Petit rappel amical que votre entretien sur place avec [Company Name] est à {{ interview.start_at }} à [Location]. Envoie Y pour confirmer ta présence!

-{{ sender.first_name }} @ [Company Name]

Suivi d'entretien

Après l'entretien terminé (jour de)

Salut {{ profile.first_name }}! De la part de {{ interview.team }}, nous apprécions vraiment votre temps aujourd'hui. Fais-moi savoir si tu as encore des questions.

Bonne chance,

{{ sender.first_name }} @ [Company Name]

–––

Salut {{ profile.first_name }}. Comment s'est passé l'entretien aujourd'hui avec {{ interview.team }} pour le poste de {{ job.name }}? J'adorerais avoir ton avis quand tu as une minute!

–––

1 jour après l'entretien

Salut {{ profile.first_name }}! Comment s'est passé l'entretien hier avec {{ interview.team }} pour le poste de {{ job.name }}? J'aimerais avoir ton avis quand tu as le temps !

–––

2 jours après l'entretien

Salut {{ profile.first_name }}! Au nom de {{ interview.team }}, je voulais prendre un moment pour te remercier d'avoir passé un entretien pour le poste de {{ job.name }} avec nous. Nous t'invitons à répondre à un sondage de 3 minutes pour nous parler de ton expérience avec le processus d'entretien : [survey snippet here]


FAQs

Que faire si je dois reprogrammer mon entretien? Les rappels d'entretien fonctionneront-ils toujours?

Ouais! Si tu dois reprogrammer l'entretien, Grayscale enverra un rappel pour le nouvel horaire de l'entretien.

Et si je veux seulement configurer des rappels d'entretien uniquement pour mes emplois? Est-ce possible?

Absolument!

  • Avec notre intégration Greenhouse, tu peux sélectionner Tous Mes Emplois depuis le filtre de poste.

  • Avec notre intégration Lever, ce sera un peu plus manuel.Tu voudras sélectionner Pour Des Emplois Spécifiques puis rechercher le(s) poste(s) sur lequel(s) tu souhaites que ton automatisation s'exécute.

Je ne vois pas mes rappels d'entretien s'afficher dans la conversation lorsque j'ouvre Grayscale.

Il y a environ un délai de 2 minutes entre le moment où le rappel d'entretien est déclenché et celui où il est effectivement envoyé. Sois patient et ça devrait apparaître bientôt.

Si j'utilise des entretiens en panel, mon candidat recevra-t-il un rappel d'entretien pour chaque partie de l'entretien en panel ?

Tu peux décider! Si tu coches la case à côté de Envoyer un seul message pour les entretiens ayant lieu le même jour pour le même poste, alors Grayscale enverra un seul rappel à un candidat lorsqu'il a plusieurs entretiens prévus le même jour. Si les entretiens sont programmés sur plusieurs jours, alors Grayscale enverra un rappel par jour.


Des soucis ?

Si vos rappels d'entretien ne fonctionnent pas, discutez avec nous ci-dessous et nous vous aiderons à résoudre le problème.

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