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SAP SuccessFactors Integrationsanweisungen – Recruiting-Modul
SAP SuccessFactors Integrationsanweisungen – Recruiting-Modul
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Verfasst von Sam Abello
Diese Woche aktualisiert

Umfang der Arbeiten

Die Grayscale High Volume Hiring Platform wurde entwickelt, um Personalvermittler bei der Rationalisierung und Automatisierung von High-Touch-Bewerbungen in großem Umfang zu unterstützen.Die Conversational-Recruiting-Plattform von Grayscale erleichtert die Textkommunikation mit Bewerbern aus SAP SuccessFactors heraus und automatisiert gleichzeitig sich wiederholende Aufgaben im Einstellungsprozess.Dieses Dokument umreißt den Arbeitsumfang für die Implementierung unserer Lösung in Ihr ATS.

Schritte zur Integration

  1. Kandidatenprofil-Konfiguration

    1. Transkriptsynchronisierung aktivieren

    2. SMS-Zustimmungsfrage hinzufügen

  2. OData-Berechtigungen überprüfen

  3. Integrationswerte sammeln:

    1. API-Server-URL

    2. SAP SuccessFactors Benutzername

    3. Company ID

    4. Client ID

    5. Client Secret

    6. SMS-Zustimmungsfrage

      1. Field ID

      2. Ja

      3. "Nein" Options-ID
        ​

Wir arbeiten derzeit mit dem Unternehmen Merge zusammen, und bevor wir integrieren, müssen wir ein paar Berechtigungen einrichten, um alle benötigten Funktionen zu ermöglichen.Bitte sieh dir die unten aufgeführten Schritte an.

Kandidatenprofil-Konfiguration

Hinweis: Ein SuccessFactors-Implementierungsbenutzer mit administrativem Zugang muss diese Aufgaben erledigen.

Die Grayscale-Integration benötigt Zugriff auf zwei Felder im Kandidatenprofil für die Synchronisierung von Transkripten und das Management der SMS-Zustimmung:

  1. Das Synchronisieren von Transkripten verwendet ein Standardfeld mit der Bezeichnung "Kommentare"

  2. SMS-Einwilligungsverwaltung nutzt ein benutzerdefiniertes Feld

Um beide Felder auf der Kandidatenprofilvorlage zu aktivieren:

  1. Suche nach und wähle Vorlagen verwalten
    ​

  2. Wähle im Recruiting-Management-Tab Kandidatenprofil aus
    ​

  3. Klicke auf den Namen der Profilvorlage, die du bearbeiten möchtest
    ​

  4. Auf der Hauptseite der Vorlagen-Einstellungen scrollst du bis zum unteren Rand des Bildschirms. Wähle die Schaltfläche {N} Felder definiert. Klicke, um zu ändern
    ​

  5. Um Transkript-Synchronisierung zu aktivieren

    1. Wähle Hinzufügen > Standardfeld hinzufügen aus dem Dropdown-Menü oben im Modal
      ​

    2. Gib im neuen Feldformular ein:

      1. Field id: “comments”

      2. Feldtyp: “text”

      3. Feldbezeichnung: „Kommentare“
        ​

  6. Für SMS-Zustimmungsverwaltung

    1. Füge ein neues Benutzerdefiniertes Feld hinzu – werte für Feld-ID & Picklist-ID sammeln (achte auf die Groß- und Kleinschreibung)

      1. Field id: Grayscale_sms_consent

      2. Feldtyp: Auswahlliste

      3. [SMS-Zustimmungsfrage eingeben]

        1. Beispiel:
          „Möchtest du Textnachrichten vom Personalvermittler für diese Rolle im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess erhalten – wie Interviewanfragen, Erinnerungen usw.?
          Hinweis: Wenn du „nein“ auswählst, wirst du nicht von der Berücksichtigung für diese Rolle ausgeschlossen. Nachrichten- und Datentarife können je nach deinem Mobilfunkvertrag anfallen. Du kannst jederzeit mehr Hilfe erhalten, indem du auf diese Texte mit HELP antwortest, oder du kannst vollständig aussteigen, indem du mit STOP antwortest.)

        2. Für weitere Beispiele siehe Beispiele für SMS-Zustimmungsfragen

      4. Feldbeschreibung: (optional) smsConsentPicklist

      5. Erforderlich: Wahr*

        1. *Unsere Empfehlungen zur Konfiguration dieses Feldes sind, dieses Feld als erforderlich zu markieren – es kann jedoch optional bleiben, wenn es sonst Ihren bestehenden Arbeitsablauf stören würde.

      6. Anonymisieren: Falsch

      7. Ist sensibel: Falsch

      8. Picklist-ID: Wähle eine passende Ja/Nein Picklist-Option für deine Organisation

  7. Klicke auf Fertig

  8. Klicke in der oberen Menüleiste auf Veröffentlichen
    ​

  9. Bestätige die Änderungen, indem du auf Ja
    ​     klickst

Hinweis: Einige Warnungen können in Bezug auf die bestehende Profilkonfiguration angezeigt werden, aber die Änderungen wurden übernommen.

Überprüfe die Berechtigungen für die Synchronisierung von Transkripten

Grayscale-Konversationsprotokolle werden über die API im Kandidatenprofil veröffentlicht.Hier sind die notwendigen Feldberechtigungen, die erforderlich sind, damit die Gesprächstranskripte intern im Kandidatenprofil sichtbar sind:

  • Beschreibung: [Gib eine Beschreibung für die Feldberechtigung ein]

  • Typ *: Leseberechtigung

  • Gruppenname: [Wähle eine dynamische Gruppe aus, für die diese Berechtigung gilt.Dies sind die dynamischen Gruppen, die in der Instanz definiert sind.Wenn kein Gruppenname ausgewählt wird, gilt die Berechtigung standardmäßig für den Kandidaten.

  • Länder/Regionen *: [Wähle die Länder/Regionen der Kandidaten aus, für die diese Berechtigung gilt]

  • Quellen *: JEDE

  • Felder *: • Ausgewählte Kommentare

  • Hintergrund-Elemente: Keine

Kandidatenkommentare sollten jetzt im Kandidatenprofil sichtbar sein!
​

OData-Berechtigungen überprüfen

Standardmäßig können Benutzer nur relevante Felder anzeigen oder bearbeiten, basierend auf den Feldberechtigungen, die in den Entitätsvorlagen definiert sind.Diese Berechtigungen auf Feldebene ermöglichen es Recruiting-Operatoren, die gleichen Aktionen mit ODATA-APIs auszuführen, wie sie es bei Entitäten in SAP SuccessFactors Recruiting tun.

Die folgenden Berechtigungen ermöglichen es dem Grayscale-API-Benutzer, alle für die Grayscale-Integration erforderlichen Felder anzuzeigen und zu bearbeiten, unabhängig von der Beziehung des integrierenden Benutzers zu diesen Entitäten:

  1. OData API Requisition Export

  2. OData API-Anwendungsexport

  3. OData API Interview Central Erstellen/Aktualisieren

  4. OData API Kandidatenexport

  5. OData API Candidate Create

  6. Employee Central Foundation API (read only)

Fehlerbehebung bei Odata-Berechtigungen

Manchmal, um die oben genannten Berechtigungen und Authentifizierungsanpassungen wirksam werden zu lassen, ist ein „OData Metadata Refresh“ erforderlich.

  1. Melde dich bei SuccessFactors an

    1. Suche nach aktualisieren und wähle Aktualisieren unter OData API Metadaten aktualisieren und exportieren?
      ​

  2. Wenn die API Ihrer Organisation IP-Zugriffsbeschränkungen hat, muss ein Administrator unsere Server so einstellen, dass sie mit der SAP API kommunizieren können. Fügen Sie dazu die in dieser SAP-Dokumentation beschriebenen Werte hinzu.
    ​

  3. Um die Grayscale-IP-Adressen hinzuzufügen:

    1. In SuccessFactors, suche und wähle Password & Login Policy

    2. Klicke auf API-Login-Ausnahmen festlegen und erweitere es, um den Grayscale Admin User zu finden

    3. Klicke auf das Stiftsymbol, um zu bearbeiten

    4. Füge diese durch Kommas getrennten IP-Adressen ein:

      1. 44.194.126.11

      2. 44.194.4.0

      3. 3.232.227.174

      4. 3.214.125.237

      5. 54.158.121.71

      6. 44.193.163.62

  4. Klicke auf Speichern und Schließen
    ​

Integrationswerte sammeln

1 – API-Server-URL

Mit deinem Login-URL kannst du die entsprechende API-Server-URL finden, indem du diesem Link folgst.

  1. Deine SAP SuccessFactors API-Server-URL ist eine URL, die eng mit der Login-URL verbunden ist, über die du dich in die SAP SuccessFactors-Instanz deines Unternehmens einloggst.

  2. Zum Beispiel, wenn du dich bei "https://acme.successfactors.com/login" einloggst, ist deine Login-URL acme.successfactors.com (der Wert nach "https://" und vor "/login").

  3. Normalerweise führt das Anhängen von "api" vor deiner Login-URL zur korrekten API-Server-URL (d.h.apiacme.successfactors.com)

2 – SAP-Benutzername und Firmen-ID

Um deinen SAP SuccessFactors Benutzernamen und die Unternehmens-ID zu finden, kannst du in deiner SAP SuccessFactors Willkommens-E-Mail unter „Company User Name“ nachsehen (siehe Bild unten):
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  1. Du kannst deine SAP SuccessFactors-Unternehmens-ID auch in deiner Anmelde-URL finden, die dir ebenfalls in deiner SAP SuccessFactors-Willkommens-E-Mail gesendet wird (unter "Company Link" - siehe Bild unten)

    1. Zum Beispiel, wenn deine Login-URL "https://successfactors.com/login?company=SFCPART00000" ist, wird deine Unternehmens-ID SFCPART000000 sein.
      ​

  2. Alternativ kannst du deine SAP SuccessFactors Unternehmens-ID finden, indem du dich bei SAP SuccessFactors einloggst, mit der Maus über dein Profilfoto fährst, um das Dropdown-Menü zu erweitern, auf "Versionsinformationen anzeigen" klickst und die Unternehmens-ID im erscheinenden Modal suchst:
    ​

3 – Client ID und Client Secret

  1. Melde dich bei deiner SAP-Instanz an.

  2. Suche OAuth2-Client-Anwendungen verwalten in der Suchleiste

  3. Klicke auf Client-Anwendung registrieren
    ​

  4. Fülle Anwendungsname (Grayscale) & Anwendungs-URL (https://app.gograyscale.com) aus und klicke auf X.509-Zertifikat generieren
    ​

  5. Fülle Allgemeiner Name (Grayscale) aus und klicke auf Generieren.
    ​

  6. Sobald der Bildschirm aktualisiert wird, klicke auf Download.

    1. Dies wird eine Datei mit dem Namen Certificate.pem. herunterladen.
      ​

  7. Klicke auf Registrieren.

    1. Du wirst jetzt deine Anwendung aufgelistet sehen. Klicke auf Ansehen.
      ​

    2. Du wirst jetzt einen API-Schlüssel sehen - das ist deine Kunden-ID.
      ​

  8. Öffne die Datei "Certificate.pem", die du zuvor heruntergeladen hast, in einem Texteditor.

    1. Benenne die Certificate.pem in Certificate.txt um und doppelklicke, um sie zu öffnen

    2. Kopiere den String zwischen ——BEGIN ENCRYPTED PRIVATE KEY——- und —-END ENCRYPTED PRIVATE KEY——- das ist dein Client Secret

4 – SMS-Zustimmungsfragen-IDs

Um das SMS-Zustimmungsmanagement zu aktivieren, benötigen wir die folgenden Werte:

  1. Field ID

    • Z.B. Grayscale_sms_consent

  2. Option ID des Picklistwerts „Ja“

    • D.h. 1234

  3. Option-ID des Auswahllistenwerts „No“

    • Z.B. 1235

Um die Picklist-Option-IDs zu finden:

  1. Suche und wähle Picklist Center

  2. Gib den Wert der Picklist-ID in die Suchleiste ein und wähle die entsprechende Ja/Nein Auswahlliste aus
    ​

  3. Wähle die aktive Zeile
    ​

  4. Wähle den Wert aus, der die negative Aktion repräsentiert, also „Nein“
    ​

  5. Sammle den Option ID Wert
    ​

  6. Wiederhole die Schritte 4 & 5, indem du die bejahende Aktion wählst, d.h.Ja

SMS-Zustimmung Durchsetzungsoptionen

In Grayscale gibt es 3 Stufen der Zustimmungserzwingung:

  1. Keine Durchsetzung. Die Nutzer werden selbstständig agieren – indem sie manuell jede Antwort der Kandidaten identifizieren und respektieren, bevor sie eine Textnachricht senden. Sie können jedem Kandidaten schreiben, es sei denn, dieser hat sich direkt per SMS abgemeldet (z.B. mit „STOP“ oder „UNSUBSCRIBE“ geantwortet). Es liegt weiterhin in der Verantwortung des Kunden, die Zustimmung einzuholen.
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  2. Nachsichtige Durchsetzung. Benutzer können keine Nachrichten an Kandidaten senden, die auf die Einwilligungsfrage mit NEIN geantwortet haben.

    • Kandidaten, die eine Bewerbung vor der Einholung der SMS-Zustimmung eingereicht haben, können weiterhin kontaktiert werden.

    • Kandidaten, die auf die Frage zur SMS-Zustimmung mit JA geantwortet haben, können kontaktiert werden.
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  3. Strikte oder vollständige Durchsetzung. Nutzer können nur mit Kandidaten kommunizieren, die auf die SMS-Einwilligungsfrage mit JA geantwortet haben.

    • Benutzer werden nicht in der Lage sein, mit Kandidaten zu kommunizieren oder die Kommunikation fortzusetzen, die auf die SMS-Zustimmungsfrage mit NEIN geantwortet haben.

    • Benutzer können nicht mit Kandidaten kommunizieren oder die Kommunikation fortsetzen, die keine Auswahl zur SMS-Zustimmungsfrage getroffen haben.

      • Dies würde normalerweise für Bewerber gelten, die ihre Bewerbung(en) vor der Hinzufügung des SMS-Fragebogens eingereicht haben.

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