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SAP SuccessFactors Integrationsanweisungen – Recruiting-Modul
SAP SuccessFactors Integrationsanweisungen – Recruiting-Modul
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Verfasst von Sam Abello
Diese Woche aktualisiert

Umfang der Arbeiten

Die Grayscale High Volume Hiring Platform wurde entwickelt, um Personalvermittler bei der Rationalisierung und Automatisierung von High-Touch-Bewerbungen in großem Umfang zu unterstützen.Die Conversational-Recruiting-Plattform von Grayscale erleichtert die Textkommunikation mit Bewerbern aus SAP SuccessFactors heraus und automatisiert gleichzeitig sich wiederholende Aufgaben im Einstellungsprozess.Dieses Dokument umreißt den Arbeitsumfang für die Implementierung unserer Lösung in Ihrem ATS.

Schritte zur Integration

  1. Kandidatenprofil-Konfiguration

    1. Transkriptsynchronisierung aktivieren

    2. SMS-Zustimmungsfrage hinzufügen

  2. OData-Berechtigungen überprüfen

  3. Integrationswerte sammeln:

    1. API Server URL

    2. SAP SuccessFactors Benutzername

    3. Company ID

    4. Client ID

    5. Client Secret

    6. SMS-Zustimmungsfrage

      1. Field ID

      2. Ja

      3. "Nein" Options-ID
        ​

Vor der Integration müssen wir einige Berechtigungen einrichten, um alle benötigten Funktionen zu aktivieren. Bitte sieh dir die unten aufgeführten Schritte an.

1.Kandidatenprofil-Konfiguration

Hinweis: Ein SuccessFactors-Implementierungsbenutzer mit administrativem Zugang muss diese Aufgaben erledigen.

Die Grayscale-Integration benötigt Zugriff auf zwei Felder im Kandidatenprofil für die Synchronisierung von Transkripten und das Management der SMS-Zustimmung:

  1. Das Synchronisieren von Transkripten verwendet ein Standardfeld mit der Bezeichnung "Kommentare"

  2. SMS-Zustimmungsmanagement nutzt ein benutzerdefiniertes Feld

Um beide Felder auf der Kandidatenprofilvorlage zu aktivieren:

  1. Suche nach und wähle Vorlagen verwalten
    ​

  2. Wähle im Recruiting-Management-Tab das Kandidatenprofil aus
    ​

  3. Klicke auf den Namen der Profilvorlage, die du bearbeiten möchtest
    ​

  4. Auf der Hauptseite der Vorlagen-Einstellungen scrollst du bis zum unteren Bildschirmrand. Wähle die Schaltfläche {N} Felder definiert. Klicken zum Ändern
    ​

  5. Um Transkript-Synchronisierung zu aktivieren

    1. Wähle Hinzufügen > Standardfeld hinzufügen aus dem Dropdown-Menü oben im Modal
      ​

    2. Im neuen Feldformular eingeben:

      1. Field id: “comments”

      2. Feldtyp: “text”

      3. Feldbezeichnung: „Kommentare“
        ​

  6. Für SMS-Zustimmungsverwaltung

    1. Füge ein neues Benutzerdefiniertes Feld hinzu – werte für Feld-ID & Picklist-ID sammeln (achte auf die Groß- und Kleinschreibung)

      1. Field id: Grayscale_sms_consent

      2. Feldtyp: Auswahlliste

      3. [SMS-Zustimmungsfrage eingeben]

        1. Beispiel:
          „Möchtest du Textnachrichten vom Personalvermittler für diese Rolle im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess erhalten – wie Interviewanfragen, Erinnerungen usw.?
          Hinweis: Wenn du „nein“ auswählst, wirst du nicht von der Berücksichtigung für diese Rolle ausgeschlossen. Nachrichten- und Datentarife können je nach deinem Mobilfunkvertrag anfallen. Du kannst jederzeit mehr Hilfe erhalten, indem du auf diese Texte mit HELP antwortest, oder du kannst vollständig aussteigen, indem du mit STOP antwortest.)

        2. Für weitere Beispiele siehe Beispiele für SMS-Einwilligungsfragen

      4. Feldbeschreibung: (optional) smsConsentPicklist

      5. Erforderlich: Wahr*

        1. *Unsere Empfehlungen zur Konfiguration dieses Feldes sind, dieses Feld als erforderlich zu markieren – es kann jedoch optional bleiben, wenn es sonst Ihren bestehenden Arbeitsablauf stören würde.

      6. Anonymisieren: Falsch

      7. Ist sensibel: Falsch

      8. Picklist-ID: Wähle eine passende Ja/Nein Picklist-Option für deine Organisation

  7. Klicke auf Fertig

  8. Klicke in der oberen Menüleiste auf Veröffentlichen
    ​

  9. Bestätige die Änderungen, indem du auf Ja
    ​     klickst

Hinweis: Einige Warnungen können in Bezug auf die bestehende Profilkonfiguration angezeigt werden, aber die Änderungen wurden übernommen.

Überprüfe die Berechtigungen zur Synchronisierung des Transkripts

Grayscale-Konversationsprotokolle werden über die API im Kandidatenprofil veröffentlicht.Hier sind die notwendigen Feldberechtigungen, die erforderlich sind, damit die Gesprächstranskripte intern im Kandidatenprofil sichtbar sind:

  • Beschreibung: [Gib eine Beschreibung für die Feldberechtigung ein]

  • Typ *: Leseberechtigung

  • Gruppenname: [Wähle eine dynamische Gruppe aus, für die diese Berechtigung gilt.Dies sind die dynamischen Gruppen, die in der Instanz definiert sind.Wenn kein Gruppenname ausgewählt wird, gilt die Berechtigung standardmäßig für den Kandidaten.

  • Länder/Regionen *: [Wähle die Länder/Regionen der Kandidaten aus, für die diese Berechtigung gilt]

  • Quellen *: JEDE

  • Felder *: • Ausgewählte Kommentare

  • Hintergrund-Elemente: Keine

Kandidatenkommentare sollten jetzt im Kandidatenprofil sichtbar sein!
​

2. Berechtigungen dem Integrationsbenutzer zuweisen

Um sicherzustellen, dass Grayscale Zugriff auf die erforderlichen Daten hat, weise dem Integrationsbenutzer in SAP SuccessFactors spezifische Berechtigungen zu.

  1. Rolle erstellen oder auswählen:
    ​

    • Gehe zu Admin Center > Manage Permission Roles.

    • Erstelle eine neue Rolle (z.B. „Grayscale Integration“) oder wähle eine bestehende aus.
      ​

  2. Berechtigungen zuweisen: Erweitere den entsprechenden Abschnitt unten, um Berechtigungen hinzuzufügen
    ​

    • Gehe innerhalb der Rolle zu Berechtigungen und finde die Berechtigungen in den jeweiligen Kategorien, wie unten beschrieben.

    • Berechtigungen für die Rekrutierung:

      • OData API Stellenausschreibungsexport

      • OData API-Anwendungsexport

      • OData-API: Erstellen/Aktualisieren von Interview Central

      • OData API Kandidatenexport

      • OData API Kandidat Erstellen
        ​

3.Integrationswerte sammeln

Um die Integration einzurichten, benötigen wir die folgenden Werte:

  • API Server URL

  • SAP SuccessFactors Benutzername

  • Company ID

  • Client ID

  • Client Secret

API Server URL

Mit deinem Login-URL kannst du die entsprechende API-Server-URL finden, indem du diesen Link besuchst.

  • Deine SAP SuccessFactors API-Server-URL ist eine URL, die eng mit der Login-URL verbunden ist, über die du dich in die SAP SuccessFactors-Instanz deines Unternehmens einloggst.

  • Wenn Sie sich beispielsweise unter „ https://acme.successfactors.com/login “ anmelden, lautet Ihre Anmelde-URL acme.successfactors.com (der Wert nach „https://“ und vor „/login“).

  • Normalerweise erhalten Sie durch Anhängen von „api“ vor Ihrer Anmelde-URL die richtige API-Server-URL (z. B. apiacme.successfactors.com ).
    ​

SAP Benutzername und Firmen-ID

Ihren SAP SuccessFactors -Benutzernamen und Ihre Firmen-ID finden Sie in Ihrer SAP SuccessFactors -Begrüßungs-E-Mail unter „Firmenbenutzername“ (siehe Abbildung unten):

  • Du kannst deine SAP SuccessFactors Unternehmens-ID auch in der URL deines Logins finden, die dir ebenfalls in deiner SAP SuccessFactors Willkommens-E-Mail zugesendet wird (unter "Company Link" - siehe Bild unten)

  • Alternativ kannst du deine SAP SuccessFactors Unternehmens-ID finden, indem du dich bei SAP SuccessFactors einloggst, mit der Maus über dein Profilfoto fährst, um das Dropdown-Menü zu erweitern, auf "Versionsinformationen anzeigen" klickst und die Unternehmens-ID im erscheinenden Modal suchst:
    ​

    Inhalt konnte nicht angezeigt werden

Client-ID und Client-Geheimnis

  1. Melden Sie sich bei Ihrer SAP Instanz an

  2. Suche Manage OAuth2 Client Applications in der Suchleiste

  3. Klicke auf Client-Anwendung registrieren
    ​

  4. Fülle Anwendungsname (Grayscale) & Anwendungs-URL (https://app.gograyscale.com) aus und klicke auf X.509-Zertifikat generieren
    ​

  5. Füllen Sie den allgemeinen Namen (Grayscale) aus und klicken Sie auf Generieren
    ​

  6. Sobald der Bildschirm aktualisiert ist, klicken Sie auf Download

    • Dadurch wird eine Datei mit dem Namen Certificate.pem heruntergeladen
      ​

  7. Klicken Sie auf Registrieren

    • Jetzt wird deine Anwendung angezeigt. Klicke auf Ansehen.
      ​

    • Sie sehen nun einen aufgelisteten API-Schlüssel - dies ist Ihre Client-ID
      ​

  • Öffne die Datei "Certificate.pem", die du zuvor heruntergeladen hast, in einem Texteditor.

    1. Benenne die Certificate.pem in Certificate.txt um und doppelklicke, um sie zu öffnen

    2. Kopiere den String zwischen ——BEGIN ENCRYPTED PRIVATE KEY——- und —-END ENCRYPTED PRIVATE KEY——- das ist dein Client Secret

SMS-Zustimmungsfragen-IDs

Um das SMS-Zustimmungsmanagement zu aktivieren, benötigen wir die folgenden Werte:

  1. Field ID

    • z.B. Grayscale_sms_consent

  2. Options-ID des Auswahllistenwerts „Ja“

    • Z.B. 1234

  3. Option ID des Picklistenwerts „No“

    • Z.B. 1235

Um die Picklist-Option-IDs zu finden:

  1. Suche und wähle Picklist Center

  2. Gib den Wert der Picklist-ID in die Suchleiste ein und wähle die entsprechende Ja/Nein Pickliste aus
    ​

  3. Wähle die aktive Zeile
    ​

  4. Wähle den Wert aus, der die negative Aktion darstellt, also „Nein“
    ​

  5. Sammle den Options-ID Wert
    ​

  6. Wiederhole die Schritte 4 & 5, indem du die affirmative Aktion auswählst, alsoJa

SMS-Zustimmung Durchsetzungsoptionen

In Grayscale gibt es 3 Stufen der Zustimmungserzwingung.Bitte lass deinen Implementierungsmanager deine Auswahl wissen:

  1. Keine Erzwingung. Die Nutzer werden selbst dafür sorgen, dass jeder Kandidat vor dem Versenden einer Textnachricht manuell identifiziert und seine Antwort beachtet wird. Sie können jeden Kandidaten anschreiben, es sei denn, dieser hat sich direkt per SMS abgemeldet (d.h. mit "STOP" oder "UNSUBSCRIBE" geantwortet). Es liegt weiterhin in der Verantwortung des Kunden, die Zustimmung einzuholen.
    ​

  2. Erlaubte Durchsetzung. Nutzer können keine Nachrichten an Kandidaten senden, die auf die Einwilligungsfrage mit NEIN geantwortet haben.

    • Kandidaten, die eine Bewerbung vor der Einholung der SMS-Zustimmung eingereicht haben, können weiterhin kontaktiert werden.

    • Bewerber, die auf die Frage nach der Zustimmung per SMS mit Ja geantwortet haben, können kontaktiert werden.
      ​

  3. Strikte oder vollständige Durchsetzung. Nutzer können nur mit Kandidaten kommunizieren, die auf die SMS-Einwilligungsfrage mit JA geantwortet haben.

    • Benutzer können nicht mit Kandidaten kommunizieren oder die Kommunikation fortsetzen, die auf die Frage zur SMS-Zustimmung mit NEIN geantwortet haben.

    • Benutzer können nicht anfangen oder weiter mit Kandidaten kommunizieren, die keine Auswahl zur SMS-Zustimmungsfrage getroffen haben.

      • Dies gilt in der Regel für Bewerber, die ihre Bewerbung(en) vor der Einführung des SMS-Fragebogens eingereicht haben.

Fehlerbehebung bei OData-Berechtigungen

Manchmal muss man ein „OData Metadata Refresh“ durchführen, damit die oben genannten Berechtigungen und Authentifizierungsanpassungen wirksam werden.

  1. In SuccessFactors einloggen

    1. Suche nach Aktualisieren und wähle Aktualisieren unter OData API-Metadaten aktualisieren und exportieren?
      ​

  2. Wenn die API eurer Organisation IP-Zugriffs­beschränkungen hat, muss ein Admin unseren Servern erlauben, mit der SAP API zu kommunizieren. Fügt dazu die in dieser SAP-Dokumentation angegebenen Werte hinzu.
    ​

  3. Um die Grayscale-IP-Adressen hinzuzufügen:

    1. In SuccessFactors, suche und wähle Password & Login Policy

    2. Klicke auf API-Login-Ausnahmen festlegen und erweitere es, um den Grayscale Admin User zu finden

    3. Klicke auf das Stiftsymbol, um zu bearbeiten

    4. Füge diese durch Kommas getrennten IP-Adressen ein:

      • 3.225.131.100

      • 52.205.52.97

      • 3.75.58.147

      • 35.159.188.68

  4. Klicke auf Speichern und Schließen

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