Was sind benutzerdefinierte Felder?
Unsere Funktion für benutzerdefinierte Felder bietet unseren SAP SuccessFactors-Kunden mehr Kontrolle und Flexibilität bei Automatisierungen, indem sie Felder aus ihren Suchanfragen als Filter für Graustufen-Automatisierungen verwenden können.
Zum Beispiel:
Möchten Sie eine spezielle Automatisierung, die nur an Kandidaten an einem bestimmten Standort gesendet wird? Sie können das Standortfeld in Graustufen zuordnen und es dann als Filter für die Automatisierung festlegen, sodass sie nur für diesen bestimmten Standort ausgelöst wird!
Müssen Sie eine große Anzahl von Automatisierungen erstellen, weil Sie mehrere Personalvermittler haben und jeder seine eigene benutzerdefinierte Automatisierung benötigt? Wenn Sie dem Suchauftrag ein Feld mit dem Namen des Personalvermittlers hinzufügen, können Sie es zuordnen und als Filter in Graustufen-Automatisierungen verwenden!
Benutzerdefinierte Felder zuordnen
Bevor die Felder in Grayscale verwendet werden können, müssen sie „gemappt“ werden. Durch das „Mapping“ wird das Feld aus dem Suchauftrag in Ihrem ATS mit Grayscale verknüpft, sodass wir die darin enthaltenen Daten sehen und als Filter verwenden können.
Hinweis: Dies kann nur von einem Grayscale-Administrator durchgeführt werden.
Sobald Sie die benutzerdefinierten Felder zugeordnet haben, können sie von allen Mitgliedern Ihrer Organisation, die in der Lage sind, Automatisierungen zu erstellen, als Filter verwendet werden.
Schritt 1: Das Feld finden, das Sie in SuccessFactors zuordnen möchten
Der erste Schritt bei der Zuordnung des benutzerdefinierten Feldes besteht darin, das Feld zu identifizieren, das Sie zuordnen möchten. Wir versuchen zwar, den Feldnamen in Graustufen so anzuzeigen, wie er in SuccessFactors angezeigt wird, aber in einigen Fällen wird stattdessen die Feld-ID angezeigt oder es gibt mehrere Felder mit gleichen oder ähnlichen Namen.
Um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie das richtige Feld haben, sollten Sie das Feld in der Stellenausschreibungsvorlage in SuccessFactors nachschlagen und sich die Feld-ID und die Feldbezeichnung notieren.
So finden Sie die Feld-ID in SuccessFactors
Geben Sie in SuccessFactors „Vorlagen verwalten“ in die Suchleiste oben ein und klicken Sie dann im Dropdown-Menü auf Vorlagen verwalten
Klicken Sie auf die Registerkarte „Recruiting Management“ und dann auf den Link „Job Requisition“
Wenn die Registerkarte „Recruiting Management“ nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an andere Personen in Ihrer Organisation, um zu erfahren, wer in SuccessFactors Vorlagen verwalten kann, und führen Sie die nächsten Schritte mit deren Hilfe aus
Klicken Sie auf die Vorlage, die für die Jobs verwendet wird, die die Felder enthalten, die Sie zuordnen möchten. In unserem Beispiel verwenden wir die Vorlage „Basic Job Requisition“
Auf der nächsten Seite sehen Sie einen Link, der Ihnen anzeigt, wie viele Felder in dieser Vorlage verwendet werden. Klicken Sie auf diesen Link, um eine Liste der Felder zu öffnen.
Blättern Sie durch diese Liste der Felder und notieren Sie sich die Feld-ID und die Feldbezeichnung der Felder, die Sie zuordnen möchten. Die Feldbezeichnung ist das, was auf der Stellenausschreibung selbst angezeigt wird. Ein früherer Screenshot der Liste der Graustufen-Feldzuordnung zeigte beispielsweise ein Feld „filter1“. Wie Sie auf dem folgenden Screenshot aus der Feldliste sehen können, ist das Feld mit der Feld-ID „filter1“ tatsächlich das Feld „Job Country“ aus der Stellenausschreibung
Denken Sie daran, dass Ihre Felder von unseren abweichen können (d. h. Ihr Feld „filter1“ kann eine andere Bezeichnung haben)
Sobald Sie die Feld-IDs und Feldbezeichnungen für die gewünschten Felder notiert haben, ist es an der Zeit, zu Grayscale zu wechseln, um sie zuzuordnen!
Schritt 2: Zuordnung der benutzerdefinierten Felder in Grayscale
Melden Sie sich bei der Grayscale-Desktop-App an
Klicken Sie auf „Einstellungen“
Klicken Sie auf „ATS-Integration“
Auf dieser Seite sehen Sie einen Abschnitt „Field Mappings“, der eine Schaltfläche „+ Add Field Mapping“ und eine Liste der bereits hinzugefügten Feldzuordnungen enthält.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Add Field Mapping“, woraufhin rechts auf dem Bildschirm dieses Feld angezeigt wird:
Geben Sie im Textfeld „Grayscale Field“ die Bezeichnung ein, die für dieses Feld in Graustufen angezeigt werden soll. Wir empfehlen, die Bezeichnung zu verwenden, die in der Stellenausschreibung selbst erscheint. Sie können jedoch auch eine andere Bezeichnung eingeben, wenn Sie möchten.
Klicken Sie anschließend auf „ATS Field“, um die Liste der für die Zuordnung verfügbaren Felder zu öffnen.
Scrollen Sie durch diese Liste und wählen Sie das Feld aus, das Sie zuordnen möchten. Hier kommen Ihre Notizen zur Feld-ID und zur Feldbezeichnung zum Einsatz.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, und das Feld wird in der Liste der zugeordneten Felder angezeigt.
In der Liste der zugeordneten Felder sehen Sie die Bezeichnung, die Sie dem benutzerdefinierten Feld gegeben haben, sowie die Zeile „Successfactors (Feld-ID) (Feldtyp)“, wobei „Feld-ID“ die tatsächliche Feld-ID des Feldes in SuccessFactors ist. Sie können dies als weitere Möglichkeit verwenden, um zu bestätigen, dass Sie das richtige Feld zugeordnet haben.
Wiederholen Sie diese Schritte für die restlichen Felder, die Sie zuordnen möchten
Das war's! Sie haben erfolgreich einige benutzerdefinierte Felder zugeordnet, die nun in Automationen vom Rest des Teams verwendet werden können.
Verwendung benutzerdefinierter Felder in Automationen
Sobald das benutzerdefinierte Feld von Ihrem Administrator zugeordnet wurde, finden Sie es im Abschnitt „Job“, wenn Sie neue Automationen erstellen (oder vorhandene bearbeiten). Die Felder werden als zusätzliche Filter angezeigt, und Sie können so viele verschiedene auswählen, wie Sie für die zu erstellende Automation benötigen.
Hinweis: Alle Jobs ist eine Option, die nur Administratoren sehen. Nicht-Administrator-Benutzer sehen stattdessen Benutzerdefinierte Jobs und müssen diese mit einem Filter kombinieren.
Gehen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Automatisierung wie folgt vor, um die benutzerdefinierten Felder zu verwenden:
Wählen Sie aus, ob die benutzerdefinierten Feldfilter auf jeden Job oder nur auf Jobs angewendet werden sollen, denen Sie als Personalvermittler, Personalchef, Koordinator oder Sourcer zugewiesen sind
Benutzerdefinierte Jobs/Alle Jobs – Die Automatisierung durchsucht alle Jobs in Ihrer Organisation nach den Jobs, die den Filtern entsprechen
Alle meine Jobs – Die Automatisierung durchsucht nur die Jobs, denen Sie zugewiesen sind, nach den Jobs, die den Filtern entsprechen
Klicken Sie auf den Filter, den Sie verwenden möchten, und geben Sie den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten (Sie können mehrere Filter auswählen)
Schließen Sie die Konfiguration der Automatisierung ab und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“
Das war's! Ihre Automatisierung wird nun nur für Jobs ausgelöst, die den von Ihnen ausgewählten benutzerdefinierten Filterfeldern entsprechen.
Hinweise:
Wenn Sie den benötigten Filter nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator und bitten Sie ihn, das Feld für Sie zuzuordnen.
Wenn Sie den Wert eines Feldes im ATS ändern, kann es bis zu 20 Minuten dauern, bis Grayscale diese Änderung sieht. Bis diese Änderung in Grayscale synchronisiert ist, würde die Automatisierung auf der Grundlage des vorherigen Wertes dieses Feldes handeln.
Wenn Sie beispielsweise den Standort in der Anforderung von „Tampa, FL“ in „Atlanta, GA“ ändern, werden alle Automatisierungen mit dem Standortfilter „Atlanta, GA“ für diesen Auftrag erst dann ausgelöst, wenn die Daten in Grayscale synchronisiert sind.
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