Maîtrisez chaque moment de votre processus de recrutement avec Grayscale Automations. Avec les Automations, vous pouvez délivrer les bons messages aux candidats au moment parfait.

Les automatisations sont conçues pour s'adapter facilement à votre organisation. Les points de contact les plus courants à automatiser sont les suivants:

Mises à jour des candidats
Programmation des prochaines étapes
Rappels par SMS/WhatsApp pour les entretiens à venir
Suivi après l'entretien pour obtenir un retour d'information
Sondages auprès des candidats sur votre processus d'embauche.

Qu'est-ce qu'une automatisation ?

Une automatisation se compose de 4 éléments clés :

Les conditions de travail
L'événement déclencheur
Les conditions du candidat
L'action

Le Emploi

Les conditions de l'emploi définissent les travaux sur lesquels un automatisme peut agir.

Il peut s'agir de:

Tous les travaux
- Uniquement disponible pour les administrateurs de Grayscale
Tous mes travaux
- Uniquement disponible pour les intégrations SAP SuccessFactors et Greenhouse
- Applique l'automatisation aux emplois pour lesquels l'utilisateur est assigné en tant que recruteur, responsable de l'embauche, coordinateur ou sourcier dans son ATS.
Pour des emplois spécifiques
- Recherchez le(s) poste(s) que vous souhaitez ajouter par ID de demande d'emploi ou par titre de poste interne.
Uniquement pour les noms de postes qui contiennent
- L'automatisation se déclenchera pour les emplois dont le titre contient le(s) mot(s) clé(s) spécifié(s).

Événement

L'événement est l'action dans votre workflow de recrutement qui déclenchera l'automatisation. Vous pouvez choisir un événement par automatisation.

Il peut s'agir de:

Un changement d'étape
Un entretien est planifié
Un candidat est embauché ou rejeté

Les Candidats

Les conditions relatives aux candidats définissent les candidats sur lesquels une automatisation peut agir.

Il peut s'agir de:

Tous les candidats
Filtre sur le nom de l'étape
- Uniquement les candidats d'une étape spécifique
- Seulement les candidats dans une étape qui contient un mot-clé (par exemple « téléphone » ou « entretien »)
Filtre sur les étiquettes (ATS)
Filtre sur le statut
- Actif
- Embauché
- Refusé

Remarque : si vous filtrez par étape contenant un mot-clé, seules les étapes correspondant à tous les mots-clés seront sélectionnées. En d'autres termes, si vous saisissez « Entretien téléphonique », seules les étapes contenant à la fois « Téléphone » et « Entretien » dans le nom de l'étape seront sélectionnées.

Actions

L'action est un message qui est envoyé si toutes les conditions relatives à l'emploi, à l'événement et au candidat sont remplies.

En outre, certaines options supplémentaires peuvent être configurées :

Les messages peuvent être retardés par rapport à l'heure de l'événement.
Ajouter jusqu'à 3 rappels
Acheminer les réponses aux membres de l'équipe en les ajoutant en tant que suiveurs.

Remarque : l'extrait d'expéditeur utilise toujours le nom de la personne qui a créé l'automatisation.

Comment créer un Automatisme

Pour créer un automatisme, suivez ces étapes simples :

Naviguez vers Automations et cliquez sur Nouveau
Donnez à l 'automatisation un nom qui vous permettra de la distinguer des autres (il s'agit d'un titre interne uniquement).
Ensuite, sélectionnez les conditions de travail
- Pour cet exemple, je sélectionne un travail spécifique auquel je veux ajouter une automatisation.
Choisissez l'événement qui déclenchera votre automatisation
- Dans ce cas, je veux que l'automatisation s'exécute lorsqu'une étape est modifiée.
Définissez les conditions relatives aux candidats afin de déterminer quels candidats recevront le message.
- Sélectionnons une étape spécifique
A partir de là, rédigeons le message au candidat
- Dans cet exemple, l'attente (ou le délai) est fixée à Pas d'attente (Immédiatement), car je veux envoyer ce message dès que l'étape est modifiée.
- Si cette automatisation est destinée à cibler des candidats situés dans un fuseau horaire différent du vôtre, vous pouvez ajuster le fuseau horaire en cliquant sur le fuseau horaire défini directement sous le champ Attente.
J'ajouterai également quelques incitations pour assurer un suivi automatique si le candidat ne répond pas.
Pour m'assurer que quelqu'un est averti si le candidat répond, j'ajouterai un Suiveur.
Enfin, cliquez sur Enregistrer et le tour est joué ! Cette automatisation est maintenant configurée et prête à s'exécuter chaque fois que ces conditions sont remplies.

Remarque : Une fois qu'un automatisme est activé, il s'exécutera à chaque fois que les conditions seront remplies. Dans l'exemple ci-dessus, cette automatisation ne s'appliquera pas aux candidats qui se trouvent actuellement à l'étape de l'entretien téléphonique préliminaire, mais seulement à ceux qui passeront à cette étape à l'avenir.

Foire aux Questions

Pourquoi utiliser l'option « Filtrer par statut » ?

Cette option permet aux utilisateurs de créer des automatisations plus granulaires basées sur le statut d'un candidat, comme Actif, Refusé ou Embauché. Les utilisateurs peuvent désormais éviter qu'un automatisme soit déclenché avec un délai d'attente et avant que le message ne soit envoyé. Le candidat a été rejeté ou embauché. Pour éviter cela, ils peuvent utiliser le statut « Actif ».

Est-ce que les nudges de l'automatisation seront envoyés si mon candidat n'est plus dans l'étape ?

Non ! Lorsque le moment est venu d'exécuter ces nudges, nous vérifions que le candidat est toujours dans l'étape originale pour laquelle l'automatisation a été créée. Si le stade du candidat a changé, le nudge ne sera plus envoyé.

Puis-je voir qui a reçu une automatisation ?

Oui ! Les automatismes contiennent un onglet Exécution qui affiche les détails de chaque destinataire !

Quelle est la prochaine étape ?

Lorsque vous serez prêt, voici quelques flux de travail plus courants qui vous permettront d'aller plus loin :

Mettre en place des rappels d'entretien automatisés pour vos entretiens à venir
Automatiser les suivis après l'entretien pour obtenir les commentaires des candidats.

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