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Terminplanung: Ereignis-Typen

Die Selbstplanung von Grayscale macht es noch einfacher, mehr Vorstellungsgespräche in Ihrem Kalender zu vermerken.

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Verfasst von Sam Abello
Vor über einem Monat aktualisiert

Neuer Veranstaltungstyp verfügbar:

Pooled Availability 🎉
Wählen Sie einen Pool potenzieller Organisatoren aus, die nach dem Zufallsprinzip je nach ihrer Verfügbarkeit Veranstaltungen zugewiesen werden.

Mit deinem verbundenen Kalender bist du bereit, Veranstaltungstypen einzurichten, um ganz einfach verschiedene Arten von Interviews basierend auf Dauer, Phase, Rolle, deiner Verfügbarkeit usw. zu planen.

Richte deine Ereignistypen ein

Klicke auf der Registerkarte "Ereignistypen verwalten" auf die Schaltfläche + Neuer Ereignistyp und folge den Anweisungen, um die benötigten Ereignistypen einzurichten.

Ereignistypen

Sie haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Veranstaltungstypen:

  • 1-1 Meeting

    • Ein Organisator + ein Kandidat/Interessent

  • Gruppentreffen

    • Mehrere Organisatoren + ein Kandidat/Interessent

  • Gepoolte Verfügbarkeit - NEU!

    • Ein oder mehrere Organisatoren + ein potenzieller Kandidat

    • Der/die Organisator(en) werden nach dem Zufallsprinzip je nach Verfügbarkeit den Veranstaltungen zugewiesen.

  • Veranstaltungsanmeldung

    • Mehrere Organisatoren + mehrere Kandidaten/Interessenten

Los geht's!🚀


1-1 Ereignis

1-1-Events sind für ein Teammitglied, das sich mit einem einzelnen Kandidaten trifft, z. B. für 1-on-1-Interviews, Telefon-Screenings oder Quick-Syncs.

Einrichtung der Veranstaltung


Einzelheiten

Erfassen Sie wichtige Informationen zum Ereignis mit einem Titel und einer Beschreibung.

  • Veranstaltungsname – Dies ist ein externes Label, also wähle einen Veranstaltungsnamen, den deine Kandidaten sehen sollen.

  • Beschreibung – Verwende dieses Feld, um Anweisungen für Kandidaten und/oder Manager aufzulisten. Diese Informationen werden in die Kalendereinladung aufgenommen.

Leute

Wählen Sie Veranstaltungsteilnehmer aus, legen Sie Benachrichtigungseinstellungen fest, und geben Sie E-Mail-Adressen ein, die CCs der Kalendereinladungen erhalten sollen.

  • Organisator – Standardmäßig wirst du als Organisator aufgeführt. Wenn du im Namen eines Teamkollegen planst, kannst du seinen Namen im Dropdown-Menü finden, um ihn zum Veranstalter zu machen.

  • CC E-Mail-Adresse(n) – Gib eine E-Mail-Adresse ein und drücke Enter, um sie bei Einladungen in CC zu setzen. Du kannst mehrere E-Mail-Adressen eingeben, indem du nach jeder die Enter-Taste drückst.

Standort

Geben Sie Details zu Videokonferenzen oder zum Veranstaltungsort an.

  • Konferenzen – Mit deinem integrierten Zoom- oder Microsoft Teams-Konto kannst du auswählen, welche Videokonferenz (falls vorhanden) du für diese Meetings verwenden möchtest.

  • Standort – Für persönliche Treffen und Interviews, gib unbedingt die vollständige Adresse des Ortes ein, an dem du dich treffen wirst! Wenn du Konferenzen ausgewählt hast, wird das Standortfeld deaktiviert.

Zeit

Wählen Sie zeitliche Aspekte des Ereignisses, einschließlich Dauer, Zeitplan und Puffer.

  • Plan – Wähle aus, welchen Verfügbarkeitsplan du verwenden möchtest, wenn du mehr als einen hast. Diese Pläne können im Kalender-Setup-Tab verwaltet werden.

  • Dauer – Bestimme, wie lange dein Event dauern soll. Du kannst eine Zahl eingeben und dann angeben, ob es sich um Minuten oder Stunden handelt.

  • Puffer hinzufügen – Leg eine Zeitspanne vor und nach einem geplanten Ereignis fest, in der keine anderen Ereignisse geplant werden können. Du kannst eine Zahl eingeben und dann Minuten oder Stunden angeben.

Ereigniserinnerungen

Erstellen Sie automatische Erinnerungen für Ihr Publikum.

  • Veranstaltungserinnerungen – Füge bis zu fünf Erinnerungen hinzu, die vor oder sogar nach der Veranstaltung gesendet werden können.

    • Jetzt mit der Möglichkeit, die Erinnerungsnachrichten mit Ad-hoc-Nachrichten, Textbausteinen und/oder Vorlagen anzupassen!

    • Verfügbare kontextbezogene Textbausteine umfassen:

      • Veranstaltungstitel

      • Ereignisstartzeit

      • Event-Link

      • Veranstaltungsort

      • Vorname des Organisators

      • Nachname des Organisators

      • Organisator E-Mail

      • Sowie unsere Profil-, Absender-, Organisations- und benutzerdefinierten Textbausteine!

Fenster Registrierung

Legen Sie das Zeitfenster fest, in dem die Buchung vorgenommen werden kann, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer nicht zu weit im Voraus oder zu kurz vor der Veranstaltung buchen.

  • Slots open - Geben Sie die Anzahl der Tage im Voraus an, die ein Teilnehmer eine Veranstaltung planen kann.

  • Slots schließen – Gib die Anzahl der Minuten/Stunden/Tage an, bevor ein Zeitfenster, in dem ein Teilnehmer ein Ereignis planen kann, schließt.


Gruppenveranstaltung

Gruppenveranstaltungen sind in Situationen wie Vorstellungsgesprächen nützlich, in denen Sie möchten, dass weitere Teammitglieder mit Ihnen an der Sitzung teilnehmen.

Diese sind genauso eingerichtet wie 1-1 Meetings, außer dass du zusätzliche Teilnehmer hinzufügen kannst, indem du sie im Teilnehmer-Feld auswählst.

Event Einrichtung


Einzelheiten

Erfassen Sie wichtige Informationen zum Ereignis mit einem Titel und einer Beschreibung.

  • Veranstaltungsname – Dies ist ein externes Label, also wähle einen Veranstaltungsnamen, den deine Kandidaten sehen sollen.

  • Beschreibung – Verwende dieses Feld, um Anweisungen für Kandidaten und/oder Manager aufzulisten. Diese Informationen werden in die Kalendereinladung aufgenommen.

Leute

Wählen Sie Veranstaltungsteilnehmer aus, legen Sie Benachrichtigungseinstellungen fest, und geben Sie E-Mail-Adressen ein, die CCs der Kalendereinladungen erhalten sollen.

  • Organisator – Standardmäßig wirst du als Organisator aufgeführt. Wenn du im Namen eines Teamkollegen planst, kannst du seinen Namen im Dropdown-Menü finden, um ihn zum Veranstalter zu machen.

  • Teilnehmer – Wähle zusätzliche Teammitglieder aus, die an der Veranstaltung teilnehmen sollen. Die Verfügbarkeit aller Teilnehmer wird genutzt, um verfügbare Zeitfenster zu bestimmen.

  • CC E-Mail-Adresse(n) – Gib eine E-Mail-Adresse ein und drücke Enter, um sie bei Einladungen in CC zu setzen. Du kannst mehrere E-Mail-Adressen eingeben, indem du nach jeder die Enter-Taste drückst.

Standort

Geben Sie Details zu Videokonferenzen oder zum Veranstaltungsort an.

  • Konferenzen – Mit deinem integrierten Zoom- oder Microsoft Teams-Konto kannst du auswählen, welche Videokonferenz (falls vorhanden) du für diese Meetings verwenden möchtest.

  • Standort – Für persönliche Treffen und Interviews, gib unbedingt die vollständige Adresse des Ortes ein, an dem du dich treffen wirst! Wenn du Konferenzen ausgewählt hast, wird das Standortfeld deaktiviert.

Zeit

Wählen Sie zeitliche Aspekte des Ereignisses, einschließlich Dauer, Zeitplan und Puffer.

  • Plan – Wähle aus, welchen Verfügbarkeitsplan du verwenden möchtest, wenn du mehr als einen hast. Diese Pläne können im Kalender-Setup-Tab verwaltet werden.

  • Dauer – Bestimme, wie lange dein Event dauern soll. Du kannst eine Zahl eingeben und dann angeben, ob es sich um Minuten oder Stunden handelt.

  • Puffer hinzufügen – Lege eine Zeitspanne vor und nach einem geplanten Ereignis fest, in der keine anderen Ereignisse geplant werden können. Du kannst eine Zahl eingeben und dann Minuten oder Stunden angeben.

Ereigniserinnerungen

Erstellen Sie automatische Erinnerungen für Ihr Publikum.

  • Veranstaltungserinnerungen – Füge bis zu fünf Erinnerungen hinzu, die vor oder sogar nach der Veranstaltung gesendet werden können.

    • Jetzt mit der Möglichkeit, die Erinnerungsnachrichten mit Ad-hoc-Nachrichten, Textbausteinen und/oder Vorlagen anzupassen!

    • Verfügbare kontextbezogene Textbausteine umfassen:

      • Veranstaltungstitel

      • Ereignisstartzeit

      • Event-Link

      • Veranstaltungsort

      • Vorname des Organisators

      • Nachname des Organisators

      • Organisator E-Mail

      • Sowie unsere Profil-, Absender-, Organisations- und benutzerdefinierten Textbausteine!

Fenster Registrierung

Legen Sie das Zeitfenster fest, in dem die Buchung vorgenommen werden kann, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer nicht zu weit im Voraus oder zu kurz vor der Veranstaltung buchen.

  • Slots open - Geben Sie die Anzahl der Tage im Voraus an, die ein Teilnehmer eine Veranstaltung planen kann.

  • Slots schließen – Gib die Anzahl der Minuten/Stunden/Tage an, bevor ein Zeitfenster, in dem ein Teilnehmer ein Ereignis planen kann, endet.


Gemeinsame Verfügbarkeit

Pooled Availability ist eine coole Planungsfunktion, die es erlaubt, mehrere Teilnehmer zu einem Event hinzuzufügen.Anstatt einen festgelegten Organisator zu haben, weist das System die Organisator(en) zufällig basierend auf der Verfügbarkeit der Teilnehmer zu.Das sorgt dafür, dass das Event zu einer Zeit geplant wird, die für alle Beteiligten passt, und macht den Prozess für Gruppenmeetings, Interviews oder andere Szenarien mit mehreren Teilnehmern einfacher, ohne dass man viel koordinieren muss.

Event Einrichtung


Einzelheiten

Erfass wichtige Veranstaltungsinfos mit einem Titel und einer Beschreibung.

  • Veranstaltungsname – Dies ist ein externes Label, also wähle einen Veranstaltungsnamen, den deine Kandidaten sehen sollen.

  • Beschreibung – Verwende dieses Feld, um Anweisungen für Kandidaten und/oder Manager aufzulisten. Diese Informationen werden in die Kalendereinladung aufgenommen.

Organisatoren

Die Organisatoren werden basierend auf ihrer Verfügbarkeit zufällig den Veranstaltungen zugewiesen.

  • Pool von potenziellen Organisatoren – Wähle alle potenziellen Organisatoren aus, die dem Event zugewiesen werden können.

  • Organisatoren pro Veranstaltung – Leg die Gesamtzahl der Organisatoren fest, die aus dem Pool ausgewählt werden sollen.

  • CC E-Mail-Adresse(n) – Gib eine E-Mail-Adresse ein und drücke Enter, um sie bei Einladungen in CC zu setzen. Du kannst mehrere E-Mail-Adressen eingeben, indem du nach jeder Adresse Enter drückst.

    • Hinweis: Die Person(en), die in der CC-Liste des Events stehen, werden nicht als Teil des Verfügbarkeits-Pools betrachtet.

Standort

Gib die Details für die Videokonferenz oder den Ort für dieses Event an.

  • Konferenzanbieter – Wähle entweder Videoanruf oder persönliches Event

  • Standort – Vergiss nicht, die vollständige Adresse des Ortes anzugeben, an dem du dich treffen wirst. Also: 1234 Main Street, Suite 450

    Atlanta, GA 30305

Zeit

Wähle die zeitlichen Aspekte des Events aus, einschließlich Dauer, Zeitplan und Puffer.

  • Dauer – Setze die Dauer des Events in Minuten oder Stunden.

  • Puffer hinzufügen – Füge Zeit vor und/oder nach dem Ereignis in Minuten oder Stunden hinzu.

Ereigniserinnerungen

Erstelle automatisierte Erinnerungen für dein Publikum.

  • Erinnerungen – Füge bis zu fünf Erinnerungen hinzu, die vor oder sogar nach dem Ereignis gesendet werden können. Lege jede Erinnerung so fest, dass sie Minuten, Stunden oder Tage vor und/oder nach dem Ereignis gesendet wird.

    • Jetzt mit der Möglichkeit, die Erinnerungsnachrichten mit Ad-hoc-Nachrichten, Textbausteinen und/oder Vorlagen anzupassen!

    • Verfügbare kontextbezogene Textbausteine umfassen:

      • Veranstaltungstitel

      • Ereignisstartzeit

      • Event-Link

      • Veranstaltungsort

      • Vorname des Organisators

      • Nachname des Organisators

      • Organisator E-Mail

      • Sowie unsere Profil-, Absender-, Organisations- und benutzerdefinierten Textbausteine!

Registrierungsfenster

Setz das Zeitfenster für die Anmeldung zu einem Zeitfenster.Das ist das Fenster, in dem die Buchung vorgenommen werden kann, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer nicht zu früh oder zu spät zur Veranstaltung buchen.

  • Verfügbare Slots – Gib die Anzahl der Tage an, im Voraus ein Teilnehmer ein Event planen kann.

  • Slots schließen – Gib die Anzahl der Minuten/Stunden/Tage an, bevor ein Zeitfenster, in dem ein Teilnehmer ein Ereignis planen kann, endet.


Anmeldung zur Veranstaltung

Mit der Eventregistrierung kannst du ein Event erstellen, an dem mehrere Teammitglieder oder Kandidaten teilnehmen können.Anstatt die Verfügbarkeit deines Kalenders zu nutzen, wählst du das Datum und die Uhrzeit des Events, sowie die Anzahl der verfügbaren Slots und wie viele Teilnehmer sich in jedem Slot anmelden können.

Event Setup


Einzelheiten

  • Veranstaltungsname – Dies ist ein externes Label, also wähle einen Veranstaltungsnamen, den deine Kandidaten sehen sollen.

  • Beschreibung – Verwende dieses Feld, um Anweisungen für Kandidaten und/oder Manager aufzulisten. Diese Informationen werden in die Kalendereinladung aufgenommen.

Standort

Das sollte die vollständige Adresse des Ortes sein, an dem ihr euch trefft.

Zeitfenster

Wähle Daten und Zeiten für dieses Event aus.

  • Klick auf den + Slot hinzufügen Button, um einen Zeit-Slot hinzuzufügen.

  • Unterstützung für die Anpassung der Zeitzone für alle Zeitfenster hinzugefügt

  • Neuen Slot hinzufügen

    • Start-/Endzeit – Gib die Start- und Endzeiten für das Event ein.

    • Endet am nächsten Tag? – Wenn diese Veranstaltung über Nacht läuft, aktiviere diesen Schalter.

    • Kapazität – Gib die maximale Anzahl der Teilnehmer für diese Veranstaltung ein.

  • Duplizieren – Mit der Duplizieren-Taste kannst du alle Slots eines Tages auf einen anderen Tag kopieren.

Ereigniserinnerungen

Erstelle automatisierte Erinnerungen für dein Publikum.

  • Erinnerungen – Füge bis zu fünf Erinnerungen hinzu, die vor oder sogar nach dem Ereignis gesendet werden können.

    • Jetzt mit der Möglichkeit, die Erinnerungsnachrichten mit Ad-hoc-Nachrichten, Textbausteinen und/oder Vorlagen anzupassen!

    • Verfügbare kontextbezogene Textbausteine umfassen:

      • Veranstaltungstitel

      • Ereignisstartzeit

      • Event-Link

      • Veranstaltungsort

      • Vorname des Organisators

      • Nachname des Organisators

      • Organisator E-Mail

      • Sowie unsere Profil-, Absender-, Organisations- und benutzerdefinierten Textbausteine!

Registrierungsfenster

Leg das Zeitfenster für die Anmeldung zu einem Zeitfenster fest.Das ist das Fenster, in dem die Buchung vorgenommen werden kann, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer nicht zu früh oder zu nah am Event buchen.

  • Verfügbare Slots – Gib die Anzahl der Tage an, im Voraus ein Teilnehmer ein Event planen kann.

  • Slots schließen – Gib die Anzahl der Minuten/Stunden/Tage an, bevor ein Zeitfenster, in dem ein Teilnehmer ein Event planen kann, endet.


Geplante Veranstaltungen

Auf der Registerkarte Geplante Ereignisse kannst du alle deine bevorstehenden (gebuchten) Ereignisse anzeigen.Indem du auf ein Event klickst, kannst du die Details der spezifischen Buchung ansehen, die Konfiguration des Eventtyps selbst einsehen oder die teilnehmenden Kandidat*innen kontaktieren.Du kannst sogar manuell Teilnehmer zu Event Registrierungsveranstaltungen hinzufügen!

Musst du manuell einen Teilnehmer zu einem Event hinzufügen oder die aktuelle Eventregistrierung eines Teilnehmers neu planen?Kein Problem!

Schau dir unseren Artikel über Teilnehmer hinzufügen & umplanen für mehr Infos an 😎


Ereignisse duplizieren

Wir haben es noch einfacher gemacht, neue Events zu erstellen, indem wir bereits vorhandene Event-Informationen verwenden!

Was wird auf das neue Ereignis übertragen?

Alle Veranstaltungsdetails werden übernommen, was bedeutet, dass du nichts mit diesen Feldern machen musst:

  • Veranstaltungsname

  • Beschreibung

  • Ort

  • Zeitfenster

  • Ereigniserinnerungen


Bereit, deine bevorstehenden Events anzusehen und zu verwalten?

Hat dies deine Frage beantwortet?